Câu hỏi kiểm tra kiến thức: 50 ví dụ cho đào tạo

Câu hỏi kiểm tra kiến thức (knowledge check) là những câu hỏi ngắn bạn đặt ra trong hoặc ngay sau một buổi đào tạo để xem mọi người có áp dụng được điều bạn vừa dạy hay không. Hầu hết trainer đã hỏi vài câu, nhưng nhiều câu chỉ kiểm tra trí nhớ về một slide (“PPE là viết tắt của gì?”) thay vì quyết định mà một người sẽ phải đưa ra vào sáng thứ Hai. Bài này giới thiệu sáu dạng câu hỏi kiểm tra hiểu biết, rồi đưa ra 50 ví dụ bạn có thể chỉnh lại, xếp theo chủ đề.

Vì sao câu hỏi kiểm tra kiến thức đáng năm phút của bạn

Một lần kiểm tra kiến thức làm hai việc. Nó cho bạn biết cả phòng đã hiểu được gì, để bạn quay lại phần chưa thấm. Và nó giúp mọi người ghi nhớ. Trong một nghiên cứu nổi tiếng, Roediger và Karpicke thấy rằng sinh viên làm bài kiểm tra nhớ lại về một văn bản nhớ được nhiều hơn hẳn sau một tuần so với sinh viên dành cùng thời gian đó để đọc lại, dù những người đọc lại cảm thấy tự tin hơn.

Còn có một lý do liên quan đến báo cáo. Kirkpatrick Partners mô tả Cấp độ 2 trong mô hình của họ là đo mức độ người tham gia tiếp thu được kiến thức và kỹ năng như dự định. Phiếu đánh giá cho bạn biết mọi người có thích buổi học hay không; câu hỏi kiểm tra kiến thức cho bạn biết họ có học được gì không. Bài kiểm tra đầy đủ sau đào tạo và kiểm tra trước–sau là chủ đề của một bài khác.

Sáu dạng câu hỏi kiểm tra kiến thức

1. Tình huống. Mô tả một tình huống và hỏi người đó nên làm gì. Đây là dạng gần nhất với công việc thật. Viết ngắn, và mỗi phương án sai phải là điều một nhân viên thật có thể làm.

2. Sắp xếp thứ tự. Liệt kê các bước của một quy trình theo thứ tự bị xáo trộn. Câu hỏi sắp xếp bắt được những người biết các bước nhưng không biết trình tự, mà đó thường là nguồn gốc của tai nạn và khiếu nại.

3. Tìm lỗi sai. Đưa ra một email, biểu mẫu hay quy trình ngắn có một lỗi và yêu cầu mọi người tìm ra. Dạng này rất hợp với chính sách, quy chuẩn viết và cài đặt phần mềm.

4. Phân loại. Đưa ra một danh sách mục và hai đến bốn nhóm, chẳng hạn “có phải dữ liệu cá nhân không?”. Việc sắp xếp buộc người làm quyết định với từng mục, nên đoán mò rất dễ lộ.

5. Đúng hay sai, kèm lý do. Đúng/sai đơn thuần thì nhanh nhưng có lợi cho người đoán. Hãy thêm một câu trả lời ngắn tiếp theo: “Vì sao?” Một dòng lập luận cho bạn thấy ai thật sự hiểu.

6. Trả lời ngắn. Yêu cầu một từ, một con số hoặc một câu. Câu trả lời ngắn khó đoán hơn trắc nghiệm mà vẫn chấm nhanh.

Một quy tắc tốt cho cả sáu dạng: nếu ai đó có thể trả lời bằng cách khớp một từ trên slide của bạn, hãy viết lại câu hỏi để họ phải áp dụng nó.

50 ví dụ kiểm tra kiến thức theo chủ đề

Mỗi ví dụ dưới đây ghi dạng câu hỏi trong ngoặc. Trước tiên hãy thay bằng chính sách, con số và tên hệ thống của bạn.

An toàn và sức khỏe lao động

1. Một đồng nghiệp đứng trên ghế để với lên kệ cao. Bạn làm gì đầu tiên? (tình huống)
2. Báo động, rời đi bằng lối thoát gần nhất, đến điểm tập trung, báo cáo với người phụ trách phòng cháy. (sắp xếp thứ tự)
3. Mối nguy hay rủi ro? Sàn ướt; khả năng bị trượt ngã; dây điện vắt ngang lối đi; khả năng bị vấp. (phân loại)
4. Bạn có thể khom lưng để nhấc hộp nếu hộp nhẹ. (đúng hay sai + vì sao)
5. Hộp sơ cứu gần bàn làm việc của bạn nhất ở đâu? (trả lời ngắn)
6. Một báo cáo tai nạn không ghi thời gian hay địa điểm. (tìm lỗi sai)
7. Bạn thấy khói bốc ra từ một ổ cắm điện. Nêu hai việc đầu tiên bạn làm. (tình huống)
8. Báo cho người phụ trách an toàn hay tự khắc phục? Tấm thảm lỏng; thiếu bình chữa cháy; hộp giấy lau tay hết giấy. (phân loại)
9. Ai là người phụ trách phòng cháy ở tầng của bạn? (trả lời ngắn)

Chăm sóc khách hàng

10. Một khách hàng tức giận vì giao hàng trễ và bắt đầu la lớn. Bạn nói gì đầu tiên? (tình huống)
11. Lắng nghe, ghi nhận, xin lỗi, đưa ra giải pháp, xác nhận các bước tiếp theo. (sắp xếp thứ tự)
12. Một email trả lời hứa hoàn tiền “ngay hôm nay” trong khi chính sách ghi năm ngày làm việc. (tìm lỗi sai)
13. Bạn nên luôn giảm giá để xoa dịu một lời phàn nàn. (đúng hay sai + vì sao)
14. Câu hỏi mở hay câu hỏi đóng? “Cho tôi xin mã đơn hàng được không?” “Chuyện gì đã xảy ra khi bạn thử đăng nhập?” (phân loại)
15. Một lời phàn nàn phải được trả lời lần đầu trong vòng bao nhiêu giờ? (trả lời ngắn)
16. Người gọi đến xin số điện thoại di động riêng của một đồng nghiệp. Bạn trả lời thế nào? (tình huống)
17. Một tin nhắn trả lời đầy thuật ngữ nội bộ mà khách hàng không hiểu. (tìm lỗi sai)
18. Viết lại câu “Việc đó không thuộc bộ phận của tôi” thành một câu có ích. (trả lời ngắn)

Cơ bản về bảo vệ dữ liệu

19. Có phải dữ liệu cá nhân không? Địa chỉ email của một khách hàng; địa chỉ đăng ký của một công ty; mã số nhân viên; tổng doanh số tuần này. (phân loại)
20. Bạn đã gửi nhầm một bảng tính chứa thông tin khách hàng cho người khác. Bạn làm gì trong một giờ tới? (tình huống)
21. Xóa file bạn gửi nhầm nghĩa là không cần báo cáo. (đúng hay sai + vì sao)
22. Một biểu mẫu đăng ký hỏi ngày sinh mà không nêu lý do. (tìm lỗi sai)
23. Bạn báo cáo nghi ngờ rò rỉ dữ liệu cho ai trong công ty? (trả lời ngắn)
24. Một người lạ mặc áo phản quang nhờ bạn giữ cửa phòng máy chủ. Bạn làm gì? (tình huống)
25. Chia sẻ được hay không? Mật khẩu của bạn với bộ phận IT; mật khẩu của bạn với quản lý; mã dùng một lần với người vừa gọi điện cho bạn. (phân loại)
26. Phát hiện, khoanh vùng, báo cáo nội bộ, ghi lại những gì đã xảy ra. (sắp xếp thứ tự)

Hội nhập nhân viên mới và chính sách công ty

27. Bạn đăng ký nghỉ phép năm bằng cách nào? (trả lời ngắn)
28. Bạn bị ốm vào ngày làm việc. Bạn báo cho ai, và trước mấy giờ? (tình huống)
29. Chi phí dưới hạn mức thì được thanh toán mà không cần hóa đơn. (đúng hay sai + vì sao)
30. Được phép hay không trên laptop công ty? Cài tiện ích mở rộng cho trình duyệt; dùng ổ lưu trữ đám mây cá nhân; kết nối Wi-Fi khách ở quán cà phê. (phân loại)
31. Một đề nghị thanh toán công tác đặt vé hạng nhất trái với chính sách. (tìm lỗi sai)
32. Nêu ba giá trị của công ty bằng lời của bạn. (trả lời ngắn)
33. Một nhà cung cấp gửi cho bạn một món quà đắt tiền. Chính sách về quà tặng yêu cầu bạn làm gì? (tình huống)
34. Các bước cài đặt IT trong tuần đầu tiên của bạn. (sắp xếp thứ tự)

Đào tạo phần mềm

35. Mở bản ghi, sửa trường dữ liệu, lưu, kiểm tra nhật ký thay đổi. (sắp xếp thứ tự)
36. Tùy chọn xuất ra Excel nằm trong menu nào? (trả lời ngắn)
37. Ảnh chụp màn hình một báo cáo lọc sai khoảng thời gian. (tìm lỗi sai)
38. Một đồng nghiệp không thấy file được chia sẻ. Bạn kiểm tra hai điều gì? (tình huống)
39. Vai trò nào làm được việc gì? Duyệt hóa đơn; tạo hóa đơn; xem báo cáo. (phân loại)
40. Đóng tab trình duyệt sẽ tự lưu bản nháp của bạn. (đúng hay sai + vì sao)
41. Phím tắt nào hoàn tác thay đổi gần nhất? (trả lời ngắn)
42. Bạn thấy một thông báo lỗi lạ. Bạn tìm ở đâu trước khi gửi yêu cầu hỗ trợ? (tình huống)

Lãnh đạo và quản lý

43. Một thành viên trong nhóm đã trễ ba hạn chót trong tháng này. Bạn mở đầu cuộc trò chuyện thế nào? (tình huống)
44. Nhận xét mô tả hành vi hay phán xét con người? “Bạn đã ngắt lời hai lần trong cuộc họp.” “Bạn không có tinh thần đồng đội.” (phân loại)
45. Các bước trong mẫu buổi gặp riêng một-một của bạn. (sắp xếp thứ tự)
46. Giao việc nghĩa là bạn không còn chịu trách nhiệm về việc đó nữa. (đúng hay sai + vì sao)
47. Một mục tiêu được viết là “Nâng cao sự hài lòng của khách hàng”, không có thước đo hay thời hạn. (tìm lỗi sai)
48. Viết lại mục tiêu đó cho cụ thể và đo lường được. (trả lời ngắn)
49. Hai thành viên trong nhóm bất đồng trước mặt khách hàng. Sau đó bạn làm gì? (tình huống)
50. Nêu một điều bạn sẽ thay đổi trong cuộc họp nhóm tới sau buổi học hôm nay. (trả lời ngắn)

Tổ chức hoạt động kiểm tra kiến thức trong buổi đào tạo

Bạn có thể hỏi những câu này bằng lời, trên giấy hoặc trên màn hình. Hỏi bằng lời thì nhanh, nhưng bạn chỉ nghe được những người tự tin. Trên màn hình, mọi người đều trả lời và bạn thấy ngay mức phân tán, chính điều đó làm cho hoạt động kiểm tra kiến thức trở nên hữu ích.

Ảnh chụp trên là một câu hỏi Phân loại như người tham gia thấy trên điện thoại. Ví dụ lấy từ một bài học ngôn ngữ, nhưng câu “có phải dữ liệu cá nhân không” trông cũng y như vậy: mỗi mục có một nút cho từng nhóm, và bài làm tự lưu. Các dạng Phân loại, Sắp xếp thứ tự, Đúng / Sai và Trả lời ngắn đều được chấm tự động, có điểm từng phần với câu phân loại và sắp xếp.

Trang LearnWorkly dành cho trainer cho thấy một buổi workshop diễn ra thế nào: người tham gia quét mã hoặc mở link và gõ tên, không cần tài khoản. Câu trả lời hiện trực tiếp, nên nếu nửa phòng xếp “mã số nhân viên” vào sai nhóm, bạn dành hai phút cho chuyện đó. Bạn có thể đặt điểm đạt để cấp chứng nhận và xuất điểm ra CSV hoặc Excel cho khách hàng.

Nếu việc soạn câu hỏi nghe như mất cả buổi tối, công cụ tạo câu hỏi bằng AI có thể soạn nháp câu hỏi kiểm tra kiến thức từ một chủ đề hoặc tài liệu phát tay của bạn, và bạn sửa từng câu trước buổi học. Bài viết của chúng tôi về công cụ tạo câu hỏi bằng AI giỏi ở đâu và hỏng ở đâu có một danh sách kiểm tra ngắn cho bước rà soát đó.

Trước khi dùng lại các ví dụ này

Chọn năm câu, đừng chọn năm mươi. Hai hoặc ba câu hỏi sau mỗi phần đào tạo cho bạn biết điều gì đã thấm. Viết lại từng câu với tên, hệ thống và con số của tổ chức bạn, vì câu hỏi chung chung sẽ nhận được câu trả lời chung chung. Rồi nhờ một đồng nghiệp trả lời mà không chuẩn bị gì. Nếu họ trả lời đúng một câu dù không tham dự, câu đó đang kiểm tra lẽ thường chứ không phải nội dung đào tạo của bạn.